私は同時に多くの仕事を処理するマルチタスクが得意ではありません。
この記事をお読みのあなたも、日々たくさんの仕事に追われているのではないでしょうか。
せっかく終わりが見えてきたのに、突発的に仕事が増えるなんてこともあるでしょう。
「仕事を効率よく終わらせるためには、優先順位をつけろ」とよく言われます。
しかし、「どのように優先順位を決めればいいのか？」という疑問に対する答えはあまりありません。「何が重要か考えろ」と言われるのが関の山です。
優先順位をつける際、明確な基準がないと余計に混乱します。
逆に言えば、自分の中に基準があれば脳に余計な負担をかけずにすむので、能率が上がります。
この記事では、マルチタスクが苦手な私でも仕事の段取りがつけられるようになった、優先順位を決めるための「４つの軸」をお伝えします。
仕事はもちろん、日常生活でもきっと役立つはずです。
以下、私が重要だと考えるものから並べてあります。
１．他人との関わりが必要か？
仕事の優先順位をつける際、真っ先に考慮すべきは「その仕事は自分だけで終わらせられるか？」です。
例えば、
- 取引先
- 上司
- 先輩
などに相談や確認が必要な仕事、すなわち他人との関わりが必要な仕事は優先順位が高くなります。
なぜなら、自分が相談したいと思ったタイミングで相手がつかまらないリスクがあるからです。
相手とのタイミングが合わないと、その仕事はいつまでたっても完了しません。
すると、無意識レベルでその仕事のことを考え続けるため、ストレスや疲労に繋がります。
そのため、この種の仕事を任された場合は、早めに相談内容をまとめてアポを取りましょう。
その際、「今は忙しそうだから後にしようか…」などとタイミングを計りすぎないことが重要です。
相手が在室ならすぐさま話しかけましょう。
もしも相手が本当に忙しかったとしたら？
「後にしろ」と言われるだけで、あなたに損はありません。
２．どれくらいの時間がかかりそうか？
優先順位をつける時には締切日に目が行きがちですが、「どのくらいで終わりそうか」という「所要時間」にも注目すべきです。
例えば、次のAとBの仕事があったとします。
- A：期限は3日後
- B：期限は30日後
このような場合、つい「Bに取り掛かるのはだいぶ先でもいいや」と考えがちです。
しかし、もしもBはAの20倍の時間がかかるとしたら？
早めにBに取り掛からねばなりませんよね。
また、大量のデータチェックなど「簡単だが時間のかかる仕事」も存在します。
そのため、「簡単そうだから」・「締切がずっと先だから」という理由だけで後回しにせず、最初に予想される所要時間だけは確認するようにしましょう。
３．締め切りはいつか？
言われるまでもないと思いますが、締め切りまでの猶予は必ず確認してください。
しかし、締め切り日だけで優先順位を決めるのは避けてください。
「他人との関わり」や「所要時間」のほうが優越すべきです。
４．仕事の難易度は？
「所要時間」の項目でも述べましたが、優先順位の設定には「仕事の難しさ」という軸も存在します。
他の項目の優先順位が同じ場合、「簡単な仕事」と「難しい仕事」のどちらを優先すべきかは、その人の性格によります。
考えられるパターンは次の3つです。
- まずは簡単な仕事を終わらせてリズムを作り、それから難しい仕事にとりかかりたい
- 難しい仕事を先に片付けないと落ち着かない
- 難しい仕事に取り組みつつ、合間に簡単な仕事を挟んで気分転換したい
あなたはどのタイプでしょうか？
ただし、「簡単な仕事＝すぐ終わる」とは限らないことにご注意ください。
たとえ単純作業でも量が多ければ意外と時間がかかるため、安易に後回しにすべきではありません。
おわりに
私は同時に多くのことを処理するのが苦手ですし、記憶力もよくありません。
そのため、昔は仕事の段取りをつけるのにかなり苦労した覚えがあります。
この記事が同じ悩みを持つ人の助けになればとても嬉しいです。
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